Sıkça Sorulan Sorular

e-Arşiv Fatura Nedir?

e-Arşiv Fatura, faturaların elektronik ortamda oluşturulması / gönderilmesi ve ikinci nüshalarının da yine elektronik olarak ibraz edilmesini sağlayan uygulamadır.

e-Arşiv Fatura’nın Avantaj ve Üstünlükleri

  1. İkinci nüsha faturaların fiziksel koşullardan etkilenmeden, kolay ve güvenli biçimde muhafaza eder,
  2. KEP ile gönderilmesi halinde teslim garantisi ve tahsilat süre avantajı sağlar,
  3. Matbu fatura bastırma gerekliliğini ortadan kaldırır,
  4. Kargo ve kurye maliyetinden tasarruf sağlar,
  5. Arşivleme maliyetini önemli oranda azaltır,
  6. Dijital dönüşümünüze hız kazandırır.

e-Arşiv Fatura Mükelleflerinin Çalışabilecekleri Yöntemler

Her yöntem için geçerli olmak üzere, mükelleflerin öncelikle Kamu Sertifikasyon Merkezi’nden (KamuSM) mali mühür başvurusu yapmaları gerekmektedir. Sonrasında ise aşağıdaki yöntemlerden birini seçerek elektronik ortamda fatura düzenlemeye başlayabilirler.

Özel Entegratör (Portal, Konnektör, Web Servis)

  • Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yetki ve izin almış Özel Entegratörler aracılığıyla e-Arşiv Fatura geçişi sağlanabilir.
  • Özel Entegratörler’in de Portal, Konnektör ve Entegrasyon olmak üzere 3 ayrı yöntemi vardır.
  • Portal: Yılda en fazla 6000 adet gelen/giden fatura adedine sahip mükelleflerin kullanabileceği yöntemdir.
  • Mükellefin kullandığı muhasebe programının (ERP) önemi yoktur.
  • Faturalar manuel oluşturulup kesilir.
  • Gelen e-Arşiv Fatura olmadığı için muhasebe programına herhangi bir e-Arşiv Fatura işlemeye gerek yoktur.
  • Konnektör: Muhasebe programında yer alan alanlar doğrultusunda sorgular (kodlar) yazılarak elde edilen ara bir yazılımdır.
  • Muhasebe programlarıyla uyumlu çalışabildikleri gibi içerisinde yer alan Fatura Oluşturma alanından da kolaylıkla faturalar oluşturulmasını sağlayarak bağımsız da çalışabilmektedir.
  • Muhasebe programında verilerin çekilmesini sağlayarak faturaların tekli veya toplu gönderimini gerçekleştirir.
  • Entegrasyon: Muhasebe programlarıyla gerekli yazılımsal süreç (Entegrasyon) tamamlandıktan sonra muhasebe programının içerisinden fatura gönderilebilen yöntemdir. 

Direkt Entegrasyon

Mükelleflerin, kendilerine ait bilgi işlem sistemlerinin, Başkanlığın sistemlerine entegre edilmesi yolundan yararlanılabilir. Bu yöntemi kullanan kullanıcılar, 7/24 kesintisiz bir bağlantı sağlayarak e-Arşiv Fatura oluşturup gönderebilirler. Bu yöntemden yararlanmak için ise faydalanmak istenildiğini belirtmek, yüksek maliyet ve güçlü bir altyapı gerekmektedir.

e-Arşiv Fatura'nın Düzenlenmesi

  • e-Arşiv Fatura uygulamasına geçebilmek için önce e-Fatura uygulamasına geçiş yapılması gerekmektedir.
  • e-Arşiv Fatura, e-Arşiv Fatura kullanıcısına ya da elektronik ortama dahil olmayan şahıs ve firmalara düzenlenebilir.
  • e-Fatura’da olduğu gibi kullanılan sistem içerisinden, müşteri bilgileri, fatura bilgileri ve satışı gerçekleşen ürün veya hizmetlerin kalemleri oluşturularak alıcıya iletilmek üzere gönderilir.
  • Ancak buradaki fark, e-Arşiv Fatura’lar alıcılara mail yolu ile iletilmektedir.
  • Kağıt olarak da isteyen alıcılara ise elektronik ortamda oluşturulan e-Arşiv Fatura’nın çıktısı verilir.  
  • e-Fatura’ların kontrolü anlık sağlanabilirken e-Arşiv Fatura’ların kontrolü, göndericileri düzenledikleri ve GİB’e ilettikleri raporlarla sağlanmaktadır.

E-Arşiv Fatura Hizmetinin Çıktıları ve Sonuçları

  • Kağıt faturalar ve birlikte gönderilecek zarfların matbaadan basılma maliyetleri fatura ve zarf başına birim fiyatlardan hesaplanmaktadır. Bunlarla birlikte yazıcı ve kartuş maliyetinin de eklenmesi gerekmektedir.
  • Gönderilecek faturaların kopyalarının yazıcıdan çıkarılması, her kopyanın kaşelenip ve imzalanması ve müşteriye gönderilmek üzere zarfa yerleştirilerek kargoya verilmesi gerekmektedir.
  • Bunların yanında tahsilat süreçlerinin uzamasıyla birlikte, para kazanmak için yapılan satışlardan elde edilen kazancın kazanılması uzun sürelerde gerçekleşmektedir.
  • Kısacası yukarıdaki paragraflarda bahsedilen, fatura kesip göndermek için gereken süreçler hem maddi olarak zarar hem de zaman kaybı demektir. e-Fatura ve e-Arşiv Fatura’ya geçiş ile her iki türlü kazanç elde edilmektedir.

Metin Maaliyet Tasarrufu

Baskı,kargo,kurye, arşivleme, iş gücünden tasarruf sağlar.

Metin Daha Yeşil Bir Dünya

İşlerin fiziksel ortamdan elektronik ortama geçmesi ile ağaçların kesilerek fatura kağıdı için kullanılmasının önüne geçer.

Metin Hızlı ve Güvenli

Faturalarınız elektronik olarak daha kısa zamanda hazırlanır, Faturaların nakit akış planına dahil olma sürecini hızlandırır.

Metin Kolaylık

Elektronik ortamda kolay ve hızlı şekilde istenildiğinde ibraz edilir.